為推動賓館庫房管理的有序性，保證物資的有序進出，規范日常工作行為，特制定《賓館庫房管理制度》。
一、商品入庫流程
1．賓館需要購進商品時，采購人應該認真審核庫存數量。
2．采購人應根據賓館實際消耗情況，核定進貨數，杜絕出現庫存積壓，滯銷等情況。
3．購進貨品規格、數量敲定后，采購人親自購買或通知提貨商送貨時間。
4．當商品從供應商運抵至賓館庫房時，庫管必須嚴格認真檢查商品外包裝是否完好，若出現破損、原裝短少、鄰近效期等情況。庫管必須拒絕收貨，并及時通知供應商進行退換貨；若因庫管人未及時對商品進行檢查，所造成的經濟損失由該庫管承擔。
5．確定商品外包裝、質地完好后，財務必須依照相關單據(訂單或隨貨單)，對進貨商品品名、規格、單位、數量、單價、總金額、效期進行核實，核實正確后填寫入庫單并入庫保管。
6．入庫商品明細必須由庫管和財務核對后簽字認可，做到賬、貨相符。
7．商品驗收無誤后，庫房管理員依據入庫單及時記賬，詳細記錄商品的品名、規格、數量、入庫時間、單證號碼、驗收情況等，做到帳、貨相符。
8．收貨流程進行單據流轉時，每個環節不得超過一個工作日。
二、低值易耗品出庫流程
1．根據賓館實際情況，針對低值易耗品建立三、四、五樓分庫房，分庫房備品采取庫管統一分配制度，分庫房根據消耗情況，定期申請領料，經庫管盤點后，確定領料物品品名、數量。
2．財務根據庫管確定的物品品名、數量開據出庫單。
3．總庫房根據以上單據，方可對出庫商品進行實物明細點驗，對出庫商品必須認真清點核對準確、無誤，方可簽字認可出庫，否則造成的經濟損失由當事人負責。
4．出庫要分清總庫房和分庫房的責任，庫管、財務與物品接收人三方需辦清交接入分庫手續。
5．商品出庫后庫房管理員應當根據正式出庫憑證銷賬并清點貨品結余數，做到帳貨相符。
6．按出庫流程進行單據流轉時，每個環節不得超出一個工作日。
三、消費品出庫流程
1．根據賓館實際情況，針對客房消費品建立前臺小庫房，商品備品由總庫房統一管理，小庫房采用24小時制補貨制度，前臺每樣商品出庫前必須開據酒水單，酒水單一式三聯，存根由前臺保管，另兩聯分別交由庫管和財務。
2．前臺每次入賬的消費商品均須要開據酒水單，酒水單上須詳細填寫商品的品名、數量、單價、金額、房號、出貨部門、入賬方式、入賬時間及制單人姓名。
3．總庫房根據每天的酒水單，須審查消費商品明細，如發現跑單情況，應及時催告前臺按銷售價格賠償。
4．總庫房管理應根據每天酒水單情況，及時將各個分庫房消費品補齊。
5．總庫房根據每天的酒水單據，及時補發客房內消費品，如出現未補或漏補現象，造成客人投訴的，每次處罰金50元。
6．財務次日早上根據昨日的酒水單，匯總后開據出庫單；出庫單一式三聯，財務保管兩聯，交由庫管一聯。
7．庫管根據財務開據的出庫單，對昨日出庫商品進行核對，確認無誤后，簽字認可出庫。
8．庫管根據正式出庫憑證銷賬并清點貨品結余數，做到帳貨相符。
9．按出庫流程進行單據流轉時，每個環節不得超出一個工作日。
四、二級庫管理制度
部門的二級庫管理是成本、費用、核算管理中重要的控制點，其工作水平的好壞直接關系到所在部門的各類財產是否被充分利用，不被擱置；購入的原材料、物品是否保管妥當，以杜絕不必要的損耗和浪費；各類低值易耗品如工具、布草、棉織品、瓷器、玻璃器皿等是否管理有致，以避免人為的流失、破損等。所以，抓好二級庫的管理 是財務管理中一項重要的工作。
1．二級庫管理員負責做好內部領用、發出手續，督促各部門管理人員做好每日進銷日報表，并進行查核。
2．部門間發生物品相互調撥，應由調出部門開具內部調撥單，交接收部門負責人簽字確認后，及時將單據上交財務部。
3．嚴格執行物品報損管理制度，各部若發生人為的原料、物流流失、損耗應由部門自生負責承擔，并落實相關責任人員；自然破損或其他特殊原因造成的，部門及時開具報損單，遞交財務部查核、確認。如：餐飲部瓷器報損率為3‰，若超過將落實責任。
4．各部門二級庫管理人員根據領料單、直耗單、內部調撥單、報損單銷售統計表等相關資料，在財務成本會計指導下，做好二級庫領入。
五、庫管工作的基本要求
必須真實反映本店經營所需的各種物資的進、銷、存情況，為財務提供原始、真實、準確的營業成本資料，必須對庫存物資的安全完整負責。
六、庫房的工作環境要求
1．庫房物品堆放必須按品種、規格分類存放，整齊有序，貼上標簽。各類物品不得雜亂混放。
2．保持庫房地面整潔、衛生、干燥，搞好“六防”工作。
3．閑雜人員不得隨意進出庫房。
七、庫管計量、計算工作要求
1．庫管人員開單或記帳時前后使用計量單位必須統一，若出現計量單位混用所造成財務混亂、成本反映不真實等損失，由庫管員承擔。如：酒水入庫不能按箱、件單位，應以其完整的最小計量單位“瓶”為入出庫計量單位。
2．對菜品計算重量時，必須以市斤或公斤或克為計量單位。
如：菜、魚、肉食、米面、菜籽油等。
3．對每種進出庫物資的計算，采用先進先出法，金額要求保留小數點后兩位。
八、庫管員日常工作規范
1．庫管員應與一級庫及部門領用人員密切配合，保持合理的庫存量，嚴禁缺貨現象的出現。
2．不得虛開、補開、漏開、單聯填寫入庫單，必須整聯復寫，違者追究庫管員經濟責任乃至刑事責任。
3．貨物入庫后，庫管應按類別、品質特征、進貨批次分類存放，并填制標簽。
4．庫管員所管物資不準擅自借出，違者應承擔經濟責任，物資調撥須履行相關手續。
5．發出存貨實行“推陳出新、先進先出、按規定供應、節約用料”的發料原則，隨時對存貨進行檢查。對貪圖方便違反發料原則造成的存貨變質、失效、霉爛等損失，庫管員應承擔相應經濟責任。
6．庫管員根據正確無誤的入、出庫單，隨時登記庫房明細帳，做到數字清晰、名稱規格齊全、及時結出余額。
7．每天按時向財務室上報前一日存貨進銷存情況，每月末應對存貨進行現場盤點，并填制盤點表。若存貨發生盈虧，應隨即查明原因，經批準后作出相應調整并落實責任。
8．所有發貨、進貨憑證等按月進行制訂，妥善保管。
九、入庫存放
1．凡經驗收后的物資，除直撥的外，一律要進庫房管理；
2．凡進庫房的物品一律按物品的種類、品名、型號、規格等幾種按固定的位置存放。堆放要有條理，注意整齊美觀。不能擠壓的物品必須要用層架平放；
3．凡庫存物品，要逐項建立《實物卡》，物品進庫時在卡片上按數加，物品出庫時在卡片上按數減，并結出余數。卡片應該固定在物品存放正前方的中間顯眼處。
十、保管與監督管理
1．對庫存物資要認真看管、勤于檢查、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變，將物資的損耗率降低的最小；
2．抽查及監督管理：a、倉管員本身要經常對自己所管各類物資進行抽查，檢查實物與卡片是否相符，若不相符適應及時查對；b、成本會計或有關人員也要經常對二級庫房物資進行抽查，檢查是否帳物相符、帳卡相符、帳帳相符。
十一、盤點
庫房物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終大盤點。盤點期間停止發貨。盤點結果列明細表報財務部和總經理審核。
十二、建檔
庫房必須建立檔案制度，庫房檔案有收貨單、領貨單和實物卡等。