外貿提單，是指用以證明海上貨物運輸合同和貨物已經由承運人接收或者裝船，以及承運人保證據以交付貨物的單證。外貿提單具有以下三項主要功能：
（1）外貿提單是證明承運人已接管貨物和貨物已裝船的貨物收據。
對于將貨物交給承運人運輸的托運人，外貿提單具有貨物收據的功能。不僅對于已裝船貨物，承運人負有簽發外貿提單的義務，而且根據托運人的要求，即使貨物 尚未裝船，只要貨物已在承運人掌管之下，承運人也有簽發一種被稱為“收貨待運外貿提單”的義務。所以，外貿提單一經承運人簽發，即表明承運人已將貨物裝上船舶或已確認接管。
外貿提單作為貨物收據，不僅證明收到貨物的種類、數量、標志、外表狀況，而且還證明收到貨物的時間，即貨物裝船的時間。
本來，簽發外貿提單時，只要能證明已收到貨物和貨物的狀況即可，并不一定要求已將貨物裝船。但是，將貨物裝船象征賣方將貨物交付給買方，于是裝船時間也就意味著賣方的交貨時間。而按時交貨是履行合同的必要條件，因此，用外貿提單來證明貨物的裝船時間是非常重要的。
（2）外貿提單是承運人保證憑以交付貨物和可以轉讓的物權憑證。
對于合法取得外貿提單的持有人，外貿提單具有物權憑證的功能。外貿提單的合法持有人有權在目的港以外貿提單相交換來提取貨物，而承運人只要出于善意，憑外貿提單發貨，即使持有人不是真正貨主，承運人也無責任。而且，除非在外貿提單中指明，外貿提單可以不經承運人的同意而轉讓給第三者，外貿提單的轉移就意味著物權的轉移，連續背 書可以連續轉讓。外貿提單的合法受讓人或外貿提單持有人就是外貿提單上所記載貨物的合法持有人。
外貿提單所代表的物權可以隨外貿提單的轉移而轉移，外貿提單中所規定的權利和義務也隨著外貿提單的轉移而轉移。即使貨物在運輸過程中遭受損壞或滅失，也因貨物的風險已隨外貿提單的轉移而由賣方轉移給買方，只能由買方向承運人提出賠償要求。
（3）外貿提單是海上貨物運輸合同成立的證明。
文件外貿提單上印就的條款規定了承運人與托運人之間的權利、義務，而且外貿提單也是法律承認的處理有關貨物運輸的依據，因而常被人們認為外貿提單本身就是運 輸合同。但是按照嚴格的法律概念，外貿提單并不具備經濟合同應具有的基本條件：它不是雙方意思表示一致的產物，約束承托雙方的外貿提單條款是承運人單方擬定的；它履行在前，而簽發在后，早在簽發外貿提單之前，承運人就開始接受托運人托運貨物和將貨物裝船的有關貨物運輸的各項工作。所以，與其說外貿提單本身就是運輸合同，還 不如說外貿提單只是只是運輸合同的證明更為合理。
如果在外貿提單簽發之前，承托雙方之間已存在運輸合同，則不論外貿提單條款如何規定，雙方都應按原先簽訂的合同約定行事；但如果事先沒有任何約定，托運 人接受外貿提單時又未提出任何異議，這時外貿提單就被視為合同本身。雖然由于海洋運輸的特點，決定了托運人并沒在外貿提單上簽字，但因外貿提單畢竟不同于一般合同，所以不論外貿提單持有人是否在外貿提單上簽字，外貿提單條款對他們都具有約束力。