一、出口退（免）稅登記
出口企業退（免）稅登記是整個出口退（免）稅管理的首要環節，是退稅機關受理企業出口貨物退（免）稅的必要條件。
出口企業辦理退（免）稅登記時應附送如下資料：
商務部、原對外貿易經濟合作部及其授權單位批準其進出口經營權的批件；
工商行政管理機關核發的企業法人營業執照（副本）或工商營業執照；
國家技術監督局核發的組織機構代碼證；
主管征稅的國家稅務機關核發的稅務登記證（副本）；
增值稅一般納稅人申請認定審批表（一般納稅人出口企業用）；
海關核發的自理報關單位注冊登記證明書；
出口企業的銀行開戶許可證；
招標單位所在地國家稅務局簽發的中標證明通知書（無進出口經營權的中標企業用）；
商務部（或原對外貿易經濟合作部）批準使用中國政府優惠貸款和合資合作項目基金援出口的批文（援外出口企業用）；
主管退稅機關要求提供的其他證件、資料。
二、從“中國電子口岸”提交數據
出口貨物報關出口后，出口企業應及時登錄“口岸電子執法系統”出口退稅子系統，核查并準確地確認和提交出口貨物報關單“證明聯”電子數據。以及外匯子系統，提交核銷信息。
三、增值稅發×票認證
根據國家稅務總局文件規定，出口企業(指增值稅一般納稅人)自2003年8月1日起（以開票日期為準）取得的用于辦理出口退稅的增值稅防偽稅控系統開具的增值稅專用發×票抵扣聯，必須自該發*票開具之日起90日內到主管其征稅機關認證，未經過認證或認證未通過的一律不予辦理出口退稅。因此，出口企業每月需將增值稅專用發*票（抵扣聯）向其主管征稅機關進行認證，同時取得認證發*票信息。
----但是外貿企業的認證期是30天
四、收集出口退稅需要的憑證
從事一般貿易及進料加工貿易的外貿企業向其主管退稅機關或部門申請辦理出口退稅，必須提供以下憑證資料：
1、增值稅專用發8票（抵扣聯）、通發8票或其他憑證。
2、“稅收（出口貨物專用）繳款書”或“出口貨物完稅分割單”（以下稱“分割單”）。申請退消費稅的企業，還應提供消費稅專用繳款書。
3、加蓋海關驗訖章的《出口貨物報關單（出口退稅）》。
4、經外匯管理部門簽章的出口收匯核銷單（出口退稅專用）或有關部門出具的中遠期收匯證明；
5、稅務機關要求提供的其他資料。
五、按關聯號配單
配單是出口企業在將申報出口退稅的原始憑證收集齊全之后，將這些憑證按照其業務發生的真實情況，進行進貨憑證與出口申報憑證的關聯對應。
關聯號是配單的數字規則，是進貨業務與出口業務的唯一關聯，是退稅業務的最小單位。一個關聯號反映了一筆完整的退稅業務，包括進貨業務與出口業務。在一個關聯號內，一批進貨數據對應一批出口數據，進貨數量與出口數量應該相等。
在一次申報的同一關聯號內同一商品代碼下，應保持進貨數量與出口數量的完全一致，進貨、出口均不結余。在此情況下，存在四種進貨與出口的對應方式：
一票出口對應一票進貨
多票出口對應一票進貨
一票出口對應多票進貨
一個關聯號內的進貨或出口業務票數過多，其發生錯誤的概率也較高，若有其中一筆數據產生錯誤，則整個關聯號內的數據都無法通過，因此建議出口企業在申報時盡量實現“一票進貨對應一票出口”。
六、使用外貿企業出口退稅申報系統(以下指8.1版)錄入出口退稅信息
----國稅發[2005]68號。四、外貿企業應在貨物報關出口之日（以出口貨物報關單〈出口退稅專用〉上注明的出口日期為準，下同）起90日內，向我局申報辦理出口貨物退（免）稅手續。逾期不申報的，除另有規定者和確有特殊原因經批準者外，不再受理該筆出口貨物的退（免）稅申報。并視同內銷征稅
七、裝訂出口退稅申報資料：
1．外貿企業按照稅收專用繳款書或分割單，增值稅專用發8票，收匯核銷單，出口報關單的順序裝訂(b類企業留存備查的出口發8票，增值稅專用發8票，收匯核銷單應按照申報電子數據的月份和錄入序號順序分別裝訂成冊)。
2．保稅區商貿企業按照稅收專用繳款書或分割單，增值稅專用發8票，收匯水單復印件，出口報關單，出口貨物備案清單的順序裝訂。
3、裝訂時企業打印的“出口貨物退稅匯總表”，“出口退稅進項憑證申報明細表”，“出口退稅出口申報明細表”應排列在其它單據之前，并要求明細表上的序號和單據裝訂的順序相同。
4、每冊的申報單據b類企業出口貨物報關單不得超過100張,c類企業不得超過50張。
5、封皮規格長處38厘米，寬暢21.5厘米.
6、封皮應使用青島市國家稅務局進出口稅收管理局統一印制的封皮.
7、封皮內容需填列清楚,完整,并加蓋單位公章.
8、企業裝訂退稅資料時,單據在整理后的長和寬不得超出封皮.
八、退稅審核
1．正式審核完畢后，將無疑點的申報數據和按規定可以人工挑過的申報數據確認本次審核，通知企業于2日內送交《退稅申請書》。
2．審核確認后，產生本次審核的應退稅款，并將數據轉到歷史庫備份。
3．在接到《退稅申請書》并審核無誤后，打印《退稅審批表》，在《退稅申請書》及《退稅審批表》上簽署意見，當日轉交科長崗位復審后轉計會科。
九、外貿企業：出口退稅辦理條件和所需材料
雖然出口退稅對外貿企業的扶持力度大，但不少外貿企業主對辦理程序和條件并不了解，所以才導致錯失了這一政策福利。下面介紹出口退稅辦理條件和所需材料。
辦理出口退稅的條件：
1、必須屬于增值稅、消費稅征稅范圍的貨物；
2、必須是報關離境的貨物；
3、必須是在財務上做銷售處理的貨物；
4、必須是出口收匯并已核銷的貨物；
5、獲得出口貨物的進項稅發票。另外，出口退稅需要的資料清單及申請退稅的要求，必須取得對外貿易進出口經營權限備案、海關辦理電子口岸ic卡、稅局辦理免抵退出口退稅資格及去外匯局申請備案。
出口退稅是指國家運用稅收杠桿獎勵出口的一種措施。換句話說，其實就是從國庫里面“拿錢”，那肯定就必須有很多材料輔助、逐層申請。
歐陽翠華老師強調，出口退稅是國家的一項貿易政策鼓勵，想做出口退稅的企業，那就必須明確的知道申請資料有哪些，只有這樣才能壓縮周期，讓申請事半功倍。
出口退稅需要以下資料：
1、采購合同
2、采購增值稅專用發票
3、裝箱單
4、代理報關委托書
5、報關單
6、銷售合同
7、出口發票/形式發票
8、物流提運單
9、結匯水單或收匯通知書
10、如果產品需要商檢的話，還需要提供產品的商檢單。