其關系如下：貨運代理公司，為貨主（外貿公司）和承運人（航運公司、鐵路公司、航空公司）服務。為業主辦理收貨、檢驗、報關、發貨等（大部分貨物都是這樣）；根據運輸方式的不同，可分為：如果貨物的運輸方式是海運，則需要為船東辦理租船、訂票等；如果運輸方式為鐵路，需要為業主辦理規劃、租車、上網等。；如果是空運，則需要為貨主預訂艙位、為承運人預訂包機等、提貨、進站、收費、倉儲等。
機構這個詞可以用廣義來描述。它包括檢驗機構、海關機構、訂艙機構、裝載機構和船運機構。這些與貨運代理公司有關，這意味著貨運代理公司可能會報告自己的業務。檢查，可能是報關，也可能外包給上述專業代理公司；這主要是因為這些專業代理公司在某個領域有“更高的效率”。
我們來談談文件的問題。通常，單據在外貿公司和貨運代理公司之間傳遞，主要包括裝箱單、發票、裝箱單、提單、合同、原產地證書、信用證、報檢單、報關單、核銷單等。；而且總代理從貨運代理公司接收貨物，所以總代理通常不向外貿公司傳遞文件。貨運代理公司將特定業務外包給代理人時，通過的文件有：報檢單、報關單、信用證、合同、裝箱單、明細表、運單、原產地證書、驗證單等。不同的代理人需要不同的文件。