在國際貨物買賣過程中，由哪一方負責辦理投保國際貿易運輸保險，應根據買賣雙方商訂的價格條件來確定。例如按f.o.b.條件和c.f.r.條件成交，保險即應由買方辦理國際運輸保險；如按c.i.f.條件成，呆險就應由賣方辦理國際運輸保險。辦理國際貿易運輸保險的一般程序是：
a.確定投保國際運輸保險的金額
投保金額是諸保險費的依據，又是貨物發生損失后計算賠償的依據。按照國際慣例，投保金額應按發票上的c.i.f.的預期利潤計算。但是，各國市場情況不盡相同，對進出口貿易的管理辦法也各有異。向中國人民保險公司辦理進出口貨物運輸保險，有按兩種辦法：一種是逐筆投保；另一種是按簽訂預約保險總合同辦理。
b.填寫國際運輸保險投保單
保險單是投保人向保險人提出投保的書面申請，其主要內容括被保險人的姓名、被保險貨物的品名、標記、數量及包裝、保險金額、運輸工具名稱、開航日期及起訖地點、投保險別、投保日期及簽章等。
c.支付保險費，取得保險單
保險費按投保險別的保險費率計算。保險費率是根據不同的險別、不同的商品、不同的運輸方式、不同的目的地，并參照國際上的費率水平而制訂的。它分為“一般貨物費率”和“指明貨物加費費率”兩種。前者是一般商品的費率，后者系指特別列明的貨物（如某些易碎、易損商品）在一般費率的基礎上另行加收的費率。
交付保險費后，投保人即可取得保險單（insurancepolicy）。保險單實際上已構成保險人與保險人之間的保險契約，是保險人尋保險人的承保證明。在發生保險范圍內的損失或滅失時，投保人可憑保險人要求賠償。
d.提出索賠手續
當被保險的貨物發生屬于保險責任范圍內的損失時，投保人可以向保險人提出賠償要求。按〖incoterns 1990〗e組、f組、c組包含的8種價格條件成交的合同，一般應由買方辦理索賠。按〖incoterns 1990〗d組包含的5種價格條件成交的合同，則視情況由買方或賣方辦理索賠。
被保險貨物運抵目的地后，收貨人如發現整件短少或有明顯殘損，應立即向承運人或有關方面索取貨損或貨差證明，并聯系保險公司指定的檢驗理賠代理人申請檢驗，提出檢驗報告，確定損失程度；同時向承運人或有關責任方提出索賠。屬于保險責任的，可填寫索賠清單，連同提單副本、裝箱單、保險單正本、磅碼單、修理配置費憑證、第三者責任方的簽證或商務記錄以及向第三者責任方索賠的來往函件等向保險公司索賠。索賠應當在保險有效期內提出并辦理，否則保險公司可以不予辦理。