干貨;如何有效地進行供應(yīng)鏈組織內(nèi)外的溝通？
時間：2024-01-06
點擊：161次
今年的市場行情就像是跌宕起伏的電視劇，在疫情剛爆發(fā)的那陣子，沒人能預(yù)料接下來的市場走勢會是怎樣，是斷崖似的下滑，還是v型反彈，任何人都不敢打包票。
在充滿大量不確定性的情況下，采用保守的經(jīng)營策略總是沒錯的。該投資的項目緩一緩，該擴張的產(chǎn)能停一停，等形勢明朗了再說。事實上經(jīng)濟恢復(fù)的速度很快，中國第三季度gdp同比增長4.9%，很多行業(yè)都已經(jīng)恢復(fù)正常，甚至是超過了3月份時做的全年預(yù)測。
訂單來的太多太快，制造商還沒有做好準備，難免要手忙腳亂，這時候溝通就顯得尤為重要了。
首先是與客戶的溝通，要及時回復(fù)確認訂單交付的時間和數(shù)量。更重要的溝通在企業(yè)內(nèi)部，對接客戶的銷售客服要起到很好的溝通橋梁作用，把重要的需求信息準確地傳遞給內(nèi)部各職能部門，包括生產(chǎn)、采購、物流等。
如何做好供應(yīng)鏈組織內(nèi)外的溝通?這里有四個關(guān)鍵點供大家參考。
一、做好及時溝通
及時溝通是為了減少可能的損失，換句話說，就是避免一些不受歡迎的驚喜。不管是好消息、壞消息，都需要及時通報。
以前我在工廠做供應(yīng)鏈經(jīng)理的時候，就經(jīng)常和我的團隊講，有任何的問題，都要及時告訴我。特別是他們搞不定的事情，千萬不要藏著掖著，比如供應(yīng)商不肯按時送貨，造成生產(chǎn)停線，或者是送貨去客戶的卡車出了車禍，不能及時趕到等等。
為什么要強調(diào)這點?人總是習(xí)慣報喜不報憂，怕和領(lǐng)導(dǎo)匯報了壞消息的時候被批評，所以傾向于等一會兒說，最好是把事情都搞定了再和領(lǐng)導(dǎo)匯報。其實有些事和匯報工作的員工壓根兒沒關(guān)系，不是他們的原因造成的，但是他們害怕受到牽連。
可是到最后，當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)自己搞不定了，再來找我尋求幫助的時候就會錯過最佳處理問題的時機，純粹把我當(dāng)成救火隊長了。
所以我和團隊經(jīng)常講，有問題要第一時間舉手，要及時溝通，不要留到最后一刻。造成的結(jié)果是什么呢?我二部手機晚上睡覺從來不敢關(guān)機，連靜音都不開，就怕有什么緊急狀況。搞得我精神壓力非常大，幸好我抗壓能力很強，晚上照樣睡得著。
我寧可要這樣的溝通方式，如果是壞消息，早晚都會來的，早些知道要比晚知道好。
越早知道，解決方法也越多，最后才被通知的時候，挽回的余地已經(jīng)很小，可能需要付出高昂的代價才能補救，所以我們要做好及時溝通。
二、建立溝通機制
為了確保有效溝通的執(zhí)行，我們不僅是要及時溝通，還要一套行之有效的溝通機制。
溝通需要常態(tài)化，比如工廠每個月都有月度會議，和全廠員工分享上個月運營的成果，包括安全事故、客訴投訴、銷售目標、人事變動等。
供應(yīng)鏈也有自己的溝通機制，需求側(cè)有每月的s&op會議，重點是溝通產(chǎn)品家族層面，在未來18-24個月的需求、庫存、產(chǎn)能和財務(wù)等信息。
生產(chǎn)制造有每周mps會議，溝通sku層面的訂單、排產(chǎn)、人員安排和原材料等情況。
細分到每天的執(zhí)行層面的會議就更多了，包括由上而下的每日例會，生產(chǎn)現(xiàn)場會議等等。不管是哪一個層面的會議，都應(yīng)該有一套成熟的會議流程：
1.誰主持，需要誰參加?
2.會前需要準備什么輸入的資料，會后的輸出是什么?
3.會議紀要誰來負責(zé)，后續(xù)的行動計劃如何監(jiān)督落實?
建立起了溝通機制，才能保證每次會議用時短、效率高。大量重要的信息在定期的溝通會議上被精準地傳遞到各相關(guān)部門。事先準備好的輸入信息，讓參會者專注于決策討論，使得會議在高效的節(jié)奏下進行，避免了拖拉。
三、傳遞正確信息
我們要把正確的需求的信息傳遞給準確的受眾。比如做生產(chǎn)計劃的人，他需要的是具體的客戶訂單信息，你給他一份零售店的最終銷售數(shù)據(jù)，計劃員是沒有辦法使用和處理的。
在做s&op計劃的時候，財務(wù)需要的是金額，生產(chǎn)需要的是sku生產(chǎn)的數(shù)量，而銷售則是金額和數(shù)量都需要。
信息一定要完整地發(fā)送給相關(guān)人員，信息量不足的話，就會影響到?jīng)Q策的準確性。
對于排生產(chǎn)計劃的人來說，他需要知道客戶訂單、逾期訂單、庫存、正常運轉(zhuǎn)設(shè)備數(shù)量、工人人數(shù)、原材料到貨情況等信息，如果缺少了任何一項，可能都會對準確排產(chǎn)造成影響。
相反地，信息量太大也會擾亂人們做出正確的判斷。我們先要把無關(guān)信息當(dāng)做噪音排除掉，然后才能關(guān)注到自己想要的信息，每個職能對于信息的要求是各不相同的。
信息最終的目標是為了決策而服務(wù)，準確、充分的信息才是有用的，過少或是過量的信息都會給決策者帶來干擾。
四、有效溝通方式
供應(yīng)鏈人的工作模式可以很靈活，并不一定要采用坐班制，只要有連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的vpn和手機就能在任何地點辦公。
在疫情初期階段，居家辦公被證明是可行的方案，視頻替代了線下會議。但有效溝通的秘訣就在于人與人之間當(dāng)面的交流，“見面三分親”，有些話在郵件這種很正式的溝通渠道里不太方便說，而面對面一聊，可能就會起到事半功倍的效果，一下就能把各自的意圖準確傳遞給對方，然后大家取得共識。
我是不抽煙的，但也常會和同事去吸煙區(qū)陪吸二手煙，不是我喜歡聞煙草的味道，而是為了了解更多關(guān)于生產(chǎn)、質(zhì)量和采購問題的情況，這些都是和供應(yīng)鏈緊密相關(guān)的。
我經(jīng)常在倉庫、車間，甚至是研發(fā)實驗室走走，這是我學(xué)習(xí)的過程，也增加了我和內(nèi)部客戶溝通的機會，呆坐在電腦前，你能了解到的信息非常有限。
即使我們?nèi)グ菰L客戶和供應(yīng)商，依然會發(fā)現(xiàn)維護關(guān)系不是很容易的，必須打起十二萬分的精神，才能確保彼此準確地理解了對方的想法和要求。遠程會議終究無法代替面對面交流。
要做好有效溝通不容易，更難的是持之以恒，在日常工作中要時刻提醒伙伴、提醒自己。特別是在疫情影響下的遠程工作模式，讓供應(yīng)鏈的溝通變得更難了。及時把準確的信息，用正確的方式，傳遞給正確的人，這是我們長期要做好的事情。
本文來源于弘毅供應(yīng)鏈，不代表本站觀點，文章如有侵權(quán)可聯(lián)系刪除
在充滿大量不確定性的情況下，采用保守的經(jīng)營策略總是沒錯的。該投資的項目緩一緩，該擴張的產(chǎn)能停一停，等形勢明朗了再說。事實上經(jīng)濟恢復(fù)的速度很快，中國第三季度gdp同比增長4.9%，很多行業(yè)都已經(jīng)恢復(fù)正常，甚至是超過了3月份時做的全年預(yù)測。
訂單來的太多太快，制造商還沒有做好準備，難免要手忙腳亂，這時候溝通就顯得尤為重要了。
首先是與客戶的溝通，要及時回復(fù)確認訂單交付的時間和數(shù)量。更重要的溝通在企業(yè)內(nèi)部，對接客戶的銷售客服要起到很好的溝通橋梁作用，把重要的需求信息準確地傳遞給內(nèi)部各職能部門，包括生產(chǎn)、采購、物流等。
如何做好供應(yīng)鏈組織內(nèi)外的溝通?這里有四個關(guān)鍵點供大家參考。
一、做好及時溝通
及時溝通是為了減少可能的損失，換句話說，就是避免一些不受歡迎的驚喜。不管是好消息、壞消息，都需要及時通報。
以前我在工廠做供應(yīng)鏈經(jīng)理的時候，就經(jīng)常和我的團隊講，有任何的問題，都要及時告訴我。特別是他們搞不定的事情，千萬不要藏著掖著，比如供應(yīng)商不肯按時送貨，造成生產(chǎn)停線，或者是送貨去客戶的卡車出了車禍，不能及時趕到等等。
為什么要強調(diào)這點?人總是習(xí)慣報喜不報憂，怕和領(lǐng)導(dǎo)匯報了壞消息的時候被批評，所以傾向于等一會兒說，最好是把事情都搞定了再和領(lǐng)導(dǎo)匯報。其實有些事和匯報工作的員工壓根兒沒關(guān)系，不是他們的原因造成的，但是他們害怕受到牽連。
可是到最后，當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)自己搞不定了，再來找我尋求幫助的時候就會錯過最佳處理問題的時機，純粹把我當(dāng)成救火隊長了。
所以我和團隊經(jīng)常講，有問題要第一時間舉手，要及時溝通，不要留到最后一刻。造成的結(jié)果是什么呢?我二部手機晚上睡覺從來不敢關(guān)機，連靜音都不開，就怕有什么緊急狀況。搞得我精神壓力非常大，幸好我抗壓能力很強，晚上照樣睡得著。
我寧可要這樣的溝通方式，如果是壞消息，早晚都會來的，早些知道要比晚知道好。
越早知道，解決方法也越多，最后才被通知的時候，挽回的余地已經(jīng)很小，可能需要付出高昂的代價才能補救，所以我們要做好及時溝通。
二、建立溝通機制
為了確保有效溝通的執(zhí)行，我們不僅是要及時溝通，還要一套行之有效的溝通機制。
溝通需要常態(tài)化，比如工廠每個月都有月度會議，和全廠員工分享上個月運營的成果，包括安全事故、客訴投訴、銷售目標、人事變動等。
供應(yīng)鏈也有自己的溝通機制，需求側(cè)有每月的s&op會議，重點是溝通產(chǎn)品家族層面，在未來18-24個月的需求、庫存、產(chǎn)能和財務(wù)等信息。
生產(chǎn)制造有每周mps會議，溝通sku層面的訂單、排產(chǎn)、人員安排和原材料等情況。
細分到每天的執(zhí)行層面的會議就更多了，包括由上而下的每日例會，生產(chǎn)現(xiàn)場會議等等。不管是哪一個層面的會議，都應(yīng)該有一套成熟的會議流程：
1.誰主持，需要誰參加?
2.會前需要準備什么輸入的資料，會后的輸出是什么?
3.會議紀要誰來負責(zé)，后續(xù)的行動計劃如何監(jiān)督落實?
建立起了溝通機制，才能保證每次會議用時短、效率高。大量重要的信息在定期的溝通會議上被精準地傳遞到各相關(guān)部門。事先準備好的輸入信息，讓參會者專注于決策討論，使得會議在高效的節(jié)奏下進行，避免了拖拉。
三、傳遞正確信息
我們要把正確的需求的信息傳遞給準確的受眾。比如做生產(chǎn)計劃的人，他需要的是具體的客戶訂單信息，你給他一份零售店的最終銷售數(shù)據(jù)，計劃員是沒有辦法使用和處理的。
在做s&op計劃的時候，財務(wù)需要的是金額，生產(chǎn)需要的是sku生產(chǎn)的數(shù)量，而銷售則是金額和數(shù)量都需要。
信息一定要完整地發(fā)送給相關(guān)人員，信息量不足的話，就會影響到?jīng)Q策的準確性。
對于排生產(chǎn)計劃的人來說，他需要知道客戶訂單、逾期訂單、庫存、正常運轉(zhuǎn)設(shè)備數(shù)量、工人人數(shù)、原材料到貨情況等信息，如果缺少了任何一項，可能都會對準確排產(chǎn)造成影響。
相反地，信息量太大也會擾亂人們做出正確的判斷。我們先要把無關(guān)信息當(dāng)做噪音排除掉，然后才能關(guān)注到自己想要的信息，每個職能對于信息的要求是各不相同的。
信息最終的目標是為了決策而服務(wù)，準確、充分的信息才是有用的，過少或是過量的信息都會給決策者帶來干擾。
四、有效溝通方式
供應(yīng)鏈人的工作模式可以很靈活，并不一定要采用坐班制，只要有連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的vpn和手機就能在任何地點辦公。
在疫情初期階段，居家辦公被證明是可行的方案，視頻替代了線下會議。但有效溝通的秘訣就在于人與人之間當(dāng)面的交流，“見面三分親”，有些話在郵件這種很正式的溝通渠道里不太方便說，而面對面一聊，可能就會起到事半功倍的效果，一下就能把各自的意圖準確傳遞給對方，然后大家取得共識。
我是不抽煙的，但也常會和同事去吸煙區(qū)陪吸二手煙，不是我喜歡聞煙草的味道，而是為了了解更多關(guān)于生產(chǎn)、質(zhì)量和采購問題的情況，這些都是和供應(yīng)鏈緊密相關(guān)的。
我經(jīng)常在倉庫、車間，甚至是研發(fā)實驗室走走，這是我學(xué)習(xí)的過程，也增加了我和內(nèi)部客戶溝通的機會，呆坐在電腦前，你能了解到的信息非常有限。
即使我們?nèi)グ菰L客戶和供應(yīng)商，依然會發(fā)現(xiàn)維護關(guān)系不是很容易的，必須打起十二萬分的精神，才能確保彼此準確地理解了對方的想法和要求。遠程會議終究無法代替面對面交流。
要做好有效溝通不容易，更難的是持之以恒，在日常工作中要時刻提醒伙伴、提醒自己。特別是在疫情影響下的遠程工作模式，讓供應(yīng)鏈的溝通變得更難了。及時把準確的信息，用正確的方式，傳遞給正確的人，這是我們長期要做好的事情。
本文來源于弘毅供應(yīng)鏈，不代表本站觀點，文章如有侵權(quán)可聯(lián)系刪除