《倉庫庫房使用手冊》——庫房的管理和流程

一、目的
倉庫庫房內存放各種物資，為了優化管理，建立科學化、正規化的庫房管理方式，特制訂《庫房的管理和流程》。
二、職責
嚴格物品采購計劃、物品出入庫借用手續，嚴把質量關，對物品分類擺放先入先出，易于查找。
三、采購計劃上報、審批流程
1、每月由各部/項目文員匯總填寫物品采購明細表，部門/項目經理查看確認簽字后上報綜合部。
2、綜合部將收集齊備后交由總庫管理員進行物品庫存審核，對庫存充足物品進行標注，對無庫存、庫存數量不足物品總庫管理員要在各部/項目上報的采購明細表上簽字進行采買確認，并將確認后的采購明細表返回綜合部。
3、綜合部管理員執總庫房管理員將確認后的各部/項目采購物品明細表送工程經理、綜合部經理、財務負責人進行三審簽字確認無誤后報送物業總經理審批。4、綜合部管理員將總經理審批后的采購計劃表一式三份復印，一份給采購人員進行采購，一份給總庫房備用核對，一份給財務部，原件存入綜合部檔案。5、遇特殊情況需臨時采購的物品需物業總經理同意先行采買，手續應在一個工作日內以申請的方式補齊。
4、采購原則上不能超過1-2個月的使用量。
四、進出庫流程及管理規范
（一）物資驗收入庫
1、物資入庫前，庫管員要根據當月采購計劃審批表或臨時物品采購申請表進行物品核對（核對內容包括：物資名稱、規格型號、數量、質量等），核對無誤后辦理入庫手續。
以下情況不予驗收入庫：
1.1、名稱規格不符不入庫
1.2、數量不符應由采購員及時補回，采購物品有損壞的不入庫1.3、質量不合格不入庫。
1.3、無計劃或超計劃物品不入庫。
1.4、驗收成件包裝物資要進行抽查，凡質量、數量、規格、品種與采購清單不符的不予驗收入庫。
1.6、以上入庫所造成后果由庫管員負責。
2、未經檢驗合格不準進入貨位，更不能投入使用。驗收中發現的問題應及時向綜合辦公室和采購經辦人員及有關部門負責人匯報，請求采取有效處理措施。
3、物資檢驗合格后，庫管員要親自同交貨人辦理交接手續，核對清點物資名稱、數量是否一致，按采購清單、采購申請上的要求簽字。
4、入庫時，庫管員要認真如實填寫《入庫單》，入庫單各欄應填寫清楚，并隨同收貨單一起交財務部記賬。
5、對暫時不能退回的不合格物資，應隔離堆放，嚴禁與已入庫的物資混雜在一起。
（二）物資的儲存與保管
1、物資的儲存與保管原則上應以物資的屬性、特點和用途規劃設置庫房，并根據庫房的條件考慮劃區分工。凡使用量大的落地堆放，周轉量小的用貨架存放。落地堆放要分類按規格的次序進行排列編號并標明物資名稱等；上架的物資應根據區域劃分進行擺放，并標明物資名稱、型號等。要常用與非常用分開，工具與材料分開，整齊統一。貨架存放做到上放輕、下放重，中間放常用。2、物資堆放的原則是：在堆放合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根據物資特點，必須做到過目見數，查點方便，成行成列，排列整齊。同類物資堆放，要考慮先進先出，領用方便。
3、庫管員對庫房物資應根據其自然屬性和庫房的實際情況，認真保管，嚴格做好防火、防盜、防投毒、防鼠、防蟲蛀、防銹蝕、防變質、防受潮、防桶漏、防失油、防塵污、防老化、防凝固、防受凍、防變形、防破損等工作，使公司財產不發生保管責任損失。
4、庫房物資如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等，庫管員應及時報告庫
房所屬部門負責人，并分析原因，查明責任，按規定辦理報批手續。未經批準的一律不準擅自處理。保管員不得采取“盈時多送，虧時克扣”的違紀行為。5、庫房所存特殊物資未經庫房所屬部門負責人同意，一律不準出庫。6、庫房要加強安全保衛措施，禁止非倉管人員擅自入庫。庫房嚴禁煙火。庫管員應懂得使用消防器材和必要的防火知識。
（三）物資發放與出庫
1、庫管員應按“推陳出新、先進先出、按單領取、嚴格控制”的原則發放物資，堅持“一盤底，二核對，三發放，四減數”。對貪圖方便，違反出庫原則造成物資發放失效其他差錯等損失，庫管員應負責任。
2、庫管員在發放物資時，應嚴格審查物資發放批準單（要求有詳細用途用量和使用地點說明），確認是否經領用所屬部門/項目負責人同意。否則，庫管員有權拒絕發放。
3、庫管員在發放物資時，應與領物人認真清點，當面檢查所領物資規格、型號、數量等，庫管員要認真填寫出庫單，出庫單需經領物人簽字確認，未經簽字確認，物資不準出庫。
4、工具借用人要填寫《工具出借登記表》，所有憑證庫管員應認真妥善保管。
5、工具、勞保用品、辦公物品領用以部門/項目為單位領用，部門/項目領用后要在二個工作日內附部門/項目領用發放使用人簽字明細交回庫房管理員與出庫單配套裝訂存檔。（注：除消耗品外物品領用前要將報廢物品一對一交回庫房由公司定期統一處理（因個人原因損壞賠償的除外）。）
（四）計算機科學化管理
1、由公司技術部在公司內網建立一個庫房管理軟件系統，所有庫房管理數據全部上傳至內網網盤，以保證數據不被丟失。
2、數據網盤有充分的保密措施，數據網絡只由公司內部使用。
3、庫房應對各類物資分門別類建立物資臺賬，嚴格臺賬登記制，所有有關物資入庫、發放、出庫、報廢等都應在當日盤存上傳變更的數據，有特殊情況不能及時上傳，不應超過次日上傳，以保證數據準確性。
4、涉及物資入庫、發放、出庫、報廢等的相關人員，應同時進行登記。每次系統登記，必須填寫一名主要相關負責人及一名次要相關負責人。
5、庫房原則上每月25日前完成盤存一次，核對賬目、和實物是否相符，如有不符，必須查清原因，分清責任，并提出和實施糾正失誤的措施。
6、盤存時，由庫管員負責，庫房所屬部門另派人協助，綜合辦公室派人監督。
7、盤存完畢后，庫管員應向綜合辦公室提出各類物資的合理庫存量和目前庫存量，以便綜合辦公室及時安排進行采購，保證各部門工作需要，同時降低庫存成本。對過期、失效等物資，在查清責任后要及時報綜合辦公室作報廢處理，并辦理有關報廢手續。
8、每月末制作《出庫材料月報表》及《入庫材料月報表》，根據表內數據，做到“月初庫存+當月入庫量=月底結余十當月出庫量”，并認真填寫《庫存物資統計表》一式三份，庫房、綜合辦公室和財務部各一份。
（五）科學分類查找
1、應由相關技術人員負責，建立庫房物管理系統的物資分類查找功能，并建立分類查找功能。
2、、按照物品，類別、剩余數量、存放位置進行分類，以便于及時查找和統計需要補充的物資。
3、同類物品的不同型號、規格、產地應同樣進行分類盤存。
4、外來人員涉及到查找物資時，應有庫房管理員在場，并有相關許可手續。不得單獨或因私使用查找功能。
（六）物資的報廢
公司每年定期對各部/項目庫房廢舊、損壞物資進行報廢，報廢完善后進行賬物更新，報廢參與部門：綜合辦公室、庫房、財務。
1、各部門/項目物資報廢需填寫物資報廢申請（寫明報廢物品名稱、數量、原因），交綜合辦公室進行審核，審核無誤后報物業經理審批。
2、庫房領新收舊存放的廢舊、損壞物資報廢，經綜合部、財務部共同審核后報物業經理審批。
3、任何部門/項目不得以任何理由私自報廢物資。
五、其他有關事項
（一）管理標準
1、庫房建有標牌，庫房規章制度，庫管員崗位職責。
2、物品標識明確，安全方便，擺放整齊。
3、三凈：物品干凈、貨架干凈、庫房干凈。
4、庫房利用率80％以上。
5、賬本清晰明了，賬實相符。
（二）庫管員須知
1、庫房的規章制度，崗位職責。
2、材料領用、入庫手續、報表填制與統計。
3、庫存物資的代號、名稱、標記、規格、型號、產地。
4、庫存物資的保管、保養方法。
5、庫存物資規格質量標準、外觀質量鑒別，取樣檢查方法。
6、物資簡單的性能用途。
7、一般常用材料的價格。
8、各種工具的使用。
9、記賬要做到字跡清楚，日清月結不積壓，收貨、盤存及時。
（三）庫管崗位職責
1、負責審核采購計劃申報內容，審核無誤后簽字確認。
2、負責物資供應與保管工作。
3、負責庫房物品分類，放置整齊做好“十防”（即防火、防爆、防潮、防蛀、防霉、防鼠蟑螂、防盜、防壞、防積壓、防丟失）。
4、嚴格執行入庫、出庫、借領、查找手續。
5、健全賬目，做到有物有賬。
6、認真執行盤點制度，要賬物相符。
7、不得擅自將物資隨意外借、送人，嚴格非庫房人員進入庫房逗留。
8、注意庫房防火及用電安全，嚴禁在庫房吸煙。