【案例背景】
y企業(yè)是一家建材行業(yè)公認(rèn)的銷售專家。y企業(yè)經(jīng)營(yíng)著中原地區(qū)規(guī)模最大、業(yè)績(jī)最輝煌、信譽(yù)最卓越的專業(yè)吊頂材料營(yíng)銷公司。
隨著企業(yè)的發(fā)展，倉庫不斷擴(kuò)大，倉庫管理水平也不斷進(jìn)步。1993年由于銷售量少，庫存量小，倉庫與門店合二為一；2001年為了提高企業(yè)門店形象，滿足企業(yè)銷售門店及庫存需求量，以便于發(fā)貨及各門店配貨，在張莊建立倉庫，其占地面積為750平方米，1輛貨車及叉車；2003年由于自然原因張莊倉 庫被損壞，倉庫遷居至五洲區(qū)，其占地面積擴(kuò)大為2000平方米，有12名工作人員，增加了一輛叉車及貨車：2005年企業(yè)對(duì)客戶進(jìn)行分類管理，莆田門店專 門負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)銷商的管理，在其附近租用250左右平方的小型倉庫，配備了1輛叉車，同年企業(yè)上了用友t3系統(tǒng)，減少了部門問訂單的傳遞及貨品管理，提高了倉庫的發(fā)貨等效率；2010年企業(yè)開始發(fā)展自己的品牌，為了其品牌管理，在總倉庫附近200米處租用了960平方的倉庫。發(fā)展至今企業(yè)總共有三個(gè)倉庫：總倉 庫、莆田倉庫、jh倉庫：25名員工：莆田3名，總倉庫23名，jh倉庫根據(jù)需要隨時(shí)從總倉庫調(diào)配；信息系統(tǒng)由t3升級(jí)為t6。
【現(xiàn)狀分析】
一、y企業(yè)物流倉儲(chǔ)流程現(xiàn)狀
1、部門會(huì)計(jì)制好電腦銷售單后，通過qq告知倉庫單號(hào)，倉庫審核：眉頭是否齊全（銷售員名稱，客戶名稱，收款方式等），貨品庫名，數(shù)量是否是單位數(shù)量，配比是否正確等。如果發(fā)現(xiàn)有問題通過qq告知部門會(huì)計(jì)，修改過之后進(jìn)行審核、打印，放入未發(fā)文件夾。
2、打單員或者審計(jì)根據(jù)單據(jù)的不同需求進(jìn)行不同操作：貨在車間需要將該銷售發(fā)貨單傳至車間；如果貨在莆田且銷售單不是莆田店的需要把銷售單傳真至莆田并安排車輛把貨拉回。
3、備注上注明有運(yùn)費(fèi)，審計(jì)需要填寫運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，注明銷售單號(hào)，運(yùn)費(fèi)，司機(jī)名稱，司機(jī)聯(lián)系方式，客戶名稱，送貨地點(diǎn)等相關(guān)信息，將結(jié)算單交給提貨司機(jī)作為去部門結(jié)算運(yùn)費(fèi)的依據(jù)。
4、備注欄中注明門店發(fā)，打單員直接簽寫“門店發(fā)”等字樣，放入已發(fā)文件夾。
5、如果發(fā)貨，即通過貨運(yùn)部發(fā)至客戶，打單員或?qū)徲?jì)需要填寫信封，信封上注明收貨地址，收貨地聯(lián)系方式，客戶名稱，貨運(yùn)部名稱，如果需要代收貨款需注明卡號(hào)及代收貨款數(shù)量。然后審計(jì)或打單員根據(jù)具體情況安排保管員給車輛裝貨發(fā)貨。
6、客戶提貨時(shí)候報(bào)銷售單號(hào)，審計(jì)或打單員在未發(fā)文件夾中查找該單號(hào)，如果有則通過對(duì)講機(jī)根據(jù)銷售單號(hào)上的貨品傳呼對(duì)應(yīng)保管員。
7、保管員裝完其保管的貨物將單號(hào)傳給下一保管員，或者第一個(gè)保管員在拿到單據(jù)根據(jù)貨品呼叫對(duì)應(yīng)的保管員說明單據(jù)上的貨品名稱及對(duì)應(yīng)的數(shù)量以備貨，然后依次給客戶裝貨。
8、客戶裝完貨之后，某一保管員進(jìn)行驗(yàn)貨，如果不對(duì)進(jìn)行改裝，補(bǔ)裝，審車通過放行車輛。當(dāng)一個(gè)單子需要數(shù)次拉完，保管員將未拉完的銷售單注明已拉貨物的名稱及數(shù)量，并送回打單處，打單處將該銷售單放入未發(fā)文件夾，直至發(fā)完。
9、審車通過之后，保管員在已發(fā)銷售單上簽字并送至打單處，打單員或?qū)徲?jì)審核是否簽字，如果已簽則將其放至已發(fā)文件夾，如果未簽或不完整比如非一個(gè)庫里的貨品必須有審車員及發(fā)貨員兩個(gè)署名，則督促保管員簽字后放入已發(fā)文件夾。
二、存在問題
1、權(quán)責(zé)不明。同樣工作由不同的人來完成，可能造成工作空隙及責(zé)任考究不當(dāng)。倉庫中好多工作都是審計(jì)和打單員共同完成，這樣就可能造成工作的過程中審計(jì)也沒做，打單員也沒有做的現(xiàn)象，造成時(shí)間上的耽擱，如在給車間傳遞帶有定尺的銷售單的過程中，打單員打出單據(jù)之后審計(jì)傳遞，但是當(dāng)由于某種原因需要稍 后傳遞，審計(jì)忙別的工作，打單員可能會(huì)以為已傳遞將單據(jù)已放入文件夾，而審計(jì)回來也會(huì)以為已傳遞，從而造成漏傳單據(jù)的事項(xiàng)發(fā)生。另外當(dāng)貨物發(fā)送完畢，保管員需要將發(fā)貨單據(jù)簽字后放回打單處，然而一張發(fā)貨單上可能有多個(gè)保管員，如果單據(jù)沒有放回或者丟失無從查證誰丟了單子，就沒有根據(jù)確切的依據(jù)查證貨物是否 己發(fā)以及發(fā)貨情況。由此可見，責(zé)權(quán)不明是造成失誤的原因之一。
2、傳遞較多。銷售單據(jù)傳遞給倉儲(chǔ)打單處，如果有誤倉儲(chǔ)打單處告知銷售部門會(huì)計(jì)，經(jīng)過修正之后審核；銷售單據(jù)上如果有定尺則需要將該銷售單據(jù)傳遞給車間，作為生產(chǎn)依據(jù)；如果其他部門的銷售單據(jù)上的貨物有在莆田的，需要將該單據(jù)傳遞給莆田門店作為發(fā)貨依據(jù)。對(duì)于單據(jù)傳遞這樣可能會(huì)造成時(shí)間上的浪費(fèi)，且 上一流程是下一流程運(yùn)轉(zhuǎn)的依據(jù)，拉長(zhǎng)了流程運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間。除了單據(jù)傳遞之外還有物品的流通，如果貨在莆田倉庫或車間還需要將該貨物拉回，如果貨物在莆田發(fā)送則五洲倉庫還需要將貨物送至莆田發(fā)貨；對(duì)于其他部門的送貨比較少。單據(jù)傳遞是時(shí)間上的間隔，物品的傳遞是空間上的間隔，給客戶以及企業(yè)造成了很多浪費(fèi)，如增 加了客戶等待時(shí)問，增加了車輛車程，因此其環(huán)節(jié)存在增加物流成本，拉長(zhǎng)流程運(yùn)轉(zhuǎn)周期，降低客戶滿意度等問題。
【物流倉儲(chǔ)流程優(yōu)化】
1、在erp系統(tǒng)中增設(shè)生產(chǎn)模塊，銷售單最后審核過后自動(dòng)生成生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)車間生產(chǎn)完畢之后更新生產(chǎn)狀態(tài)，倉庫安排車輛拉回。庫存信息更新計(jì)劃銷售產(chǎn)品量。
2、倉庫打單員打單，并將其放入未發(fā)文件夾，如果需要拉回門市的，通知審計(jì)安排車輛。
3、客戶提貨，審計(jì)查找單子，安排保管員裝貨。
4、保管員依次給客戶裝貨，最后的保管員負(fù)責(zé)審車、簽字并將單子放回打單處。如果沒有發(fā)完填寫已發(fā)數(shù)據(jù)，叫打單員放入未發(fā)文件夾，直至發(fā)完。
5、打單員更新銷售單狀態(tài)為已發(fā)，系統(tǒng)實(shí)際庫存量更新。
【物流倉儲(chǔ)流程優(yōu)化前后比較】
1、優(yōu)化后的流程將三個(gè)倉庫合并，這樣可以減少1號(hào)倉庫和2號(hào)倉庫之間單據(jù)的傳輸，以及由于工作失誤而造成的漏單狀況而給整個(gè)流程所帶來的不便；減 少了1號(hào)倉庫與2號(hào)倉庫之間的運(yùn)輸時(shí)間和相關(guān)費(fèi)用；倉庫的合并可以優(yōu)化企業(yè)的整體庫存量，減少庫存產(chǎn)品對(duì)資金的占用率；減少2號(hào)倉庫及3號(hào)倉庫的日常維護(hù) 費(fèi)用如租金，同時(shí)可以提高1號(hào)倉庫的利用率；便于對(duì)倉庫及工作人員的統(tǒng)一管理及調(diào)配。
2、信息系統(tǒng)優(yōu)化。增設(shè)銷售發(fā)貨單狀態(tài)欄，由打單員更新其狀態(tài)為已發(fā)，并將其作為庫存量更新點(diǎn)，在其之前為改單產(chǎn)品量為計(jì)劃銷售庫存，這樣就減少賬實(shí)不相符狀況發(fā)生；同時(shí)銷售員可以根據(jù)狀態(tài)來跟蹤客戶提貨狀況，特別是欠款客戶，及時(shí)與客戶溝通；增加生產(chǎn)模塊，銷售發(fā)貨單生成時(shí)自動(dòng)生成生產(chǎn)單，這樣就 倉庫與工廠的單據(jù)傳遞，提高信息的共享性，減少信息傳遞的滯后性及可能造成的失誤。
3、在失誤點(diǎn)實(shí)行責(zé)任制。對(duì)于審計(jì)和打單員的責(zé)任分配為：打單員負(fù)責(zé)銷售單據(jù)的審核及打印、單據(jù)狀態(tài)的更新、信封的填寫，審計(jì)負(fù)責(zé)車輛及保管員的調(diào)度。由于發(fā)貨具有特定的順序因此由最后裝車的保管員進(jìn)行審車及單據(jù)的簽字送回。
【總結(jié)】
本論文通過流程現(xiàn)狀的描述分析，針對(duì)流程所存在的問題實(shí)施優(yōu)化，減少倉庫物流流程中的失誤率，提高其運(yùn)作效率，降低不必要的成本資源消耗。從而實(shí)現(xiàn)倉庫的物流流程能夠更好的服務(wù)銷售，服務(wù)客戶，通過降低成本提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高客戶滿意度，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力及市場(chǎng)占有率。