貨人在托運貨物時，應向車站提出貨物運單和運單副本，以此作為貨物托運的書面申請。并且確定所托貨物是否符合以下幾個條件：
1、請確定箱子的尺寸以及每個箱子的裝載限重。請索要書面說明，以便合理選擇所需箱子類型及數量。
2、請制定您計劃托運物品的時間表，明確何時讓運輸公司上門收貨，以及預計多長時間送達指定目的地。
3、請警惕有些公司隨意降價，接受其報價前，請確認沒有隱藏額外的目的地費用。
4、請確認代理已經為您提供了完整的文件資料，以便您的行李物品得以順利托運。許多國家均禁止夾帶獸皮、食品、水果及種子等;忽視相關海關法規將導致高額罰款甚至觸犯法律。請留意代理是否已經提供所有法規細節!
5、請不要接受口頭報價，應索取您所預定服務項目的明細報價單。
6、請不要以為所有目的港費用都會包含在報價當中，除非明確說明。每項費用都應列舉并說明，避免提貨時產生不必要的誤解。
7、請不要以為您托運的物品已自動被保險。保險通常需要額外的費用，您可在托運之時決定是否投保以及投保的類別，保險條款應提前了解清楚。投保的物品如在運輸途中發生意外，將可得到保險公司相應的賠償。
8、請不要使用詆毀或輕視其競爭對手的公司服務。所有公司都應遵循嚴格的商業行為準則。請確保選用專業且具良好聲譽的私人物品運輸公司，并請確認您所選用的公司已經投保了財務風險，托運物品不會因公司經營風險而無法送達目的地。
提醒您：在辦理托運時，可以辦理托運貨物運輸險以保證在自己所托運的東西受損之后能獲得賠償。托運人托運貨物時，是否需要擬辦理保價或保險，完全以托運人自愿為原則，鐵路不以任何方式強迫辦理保價運輸或者貨物運輸保險。